¿CÓMO LOGRAR LA OFICINA CERO PAPEL?

El concepto de la oficina Cero Papel u oficina sin papel se relaciona con la reducción ordenada del uso del papel reemplazando los documentos físicos por soportes y medios electrónicos. Cuando un documento se alista para su versión final, es frecuente que se impriman hasta dos y tres borradores para su revisión. En la mayoría de estos casos solo se utiliza una cara de la hoja y no se aprovechan con eficacia las herramientas existentes tales como el correo electrónico, la red interna, los sitios web internos, repositorios de documentos, entre otros; los cuales constituyen alternativas a la utilización del papel.

Todos podemos contribuir adoptando algunos hábitos en nuestra vida diaria, dentro de la oficina, en nuestras casas, en el colegio, la universidad, etc. A continuación te damos algunas estrategias creativas que esperamos sean de utilidad y que las compartas en tu organización:

Fotocopiar e imprimir a doble cara.

Una forma eficaz de reducir el consumo de papel en la oficina es utilizar ambas caras de la hoja, en lugar de solo una. Cuando se utilizan las dos caras se ahorra papel, envíos, espacio de almacenamiento, se reduce el peso y son más cómodos para engrapar, encarpetar y transportar.

Elegir el tamaño y fuente pequeños.

Elegir el tipo de letra más pequeño posible en la impresión de borradores (por ejemplo 10 puntos), mientras se trabaja en la pantalla de la computadora con un tipo de letra más grande, por ejemplo de 14 o 16 puntos, permite aprovechar mejor el área de impresión de las hojas.

Configuración correcta de las páginas.

Cuando las impresiones salen mal, frecuentemente se debe a que no verificamos la configuración de los documentos antes de dar la orden de impresión. Para evitar estos desperdicios de papel es importante utilizar las opciones de revisión y vista previa para asegurarse que el documento se encuentre bien configurado.

Uso de la Intranet.

La mayoría de las entidades deben aprovechar al máximo sus servicios de red interna y sus portales de Intranet. Haciendo uso de estas herramientas tecnológicas se puede evitar la impresión innecesaria de documentos, publicarlos o compartirlos, incluyendo aquellos de gran tamaño que no admiten el correo electrónico.

Herramientas de colaboración

Herramientas de colaboración tales como espacios virtuales de trabajo, programas de mensajería instantánea, aplicaciones de teleconferencia, calendarios compartidos, aplicaciones para uso y edición de documentos compartidos, entre otros, pueden ofrecer oportunidades importantes para intercambiar información de forma rápida y efectiva, evitando la utilización del papel

Aplicaciones de gestión de documentos electrónicos de archivo y gestión de contenido

El elemento más importante para disminuir la utilización del soporte en papel es el empleo de documentos electrónicamente, bien sea que estos hayan sido escaneados desde un original en físico o que hayan sido creados mediante aplicaciones ofimáticas, programas de diseño, entre otras herramientas informáticas. Existen sistemas de gestión documental que permiten crear plantillas preestablecidas para la elaboración de documentos, así como la gestión y seguimiento de los mismos logrando una cultura digital en la organización, lo anterior con el fin de evitar que se impriman documentos y de esta forma hacer la oficina cero papel una realidad.

¿Quieres conocer más sobre los sistemas de gestión documental y cómo estos pueden optimizar los procesos de tu organización? Contáctanos haciendo clic sobre el siguiente botón:

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