El trabajo remoto y la gestión documental, tus mejores aliados

El trabajo remoto y la gestión documental electrónica están hoy más que nunca de la mano, y es importante conocer como la creación, intercambio y recuperación de documentos son fundamentales para gestionar correctamente el flujo documental de tu organización de manera virtual.

La gestión de documentos se refiere colectivamente al conjunto de actividades como la creación, organización, recuperación e intercambio de documentos por parte de las organizaciones para la gestión eficaz de la información.

A continuación te explicamos algunos aspectos que debes conocer sobre la gestión documental:

Creación:

Puede referirse a la generación de documentos por parte de las organizaciones o al recibo de documentos de proveedores, socios, clientes o reguladores. Por ejemplo, las empresas generan facturas por los productos o servicios que venden a sus clientes, que se almacenan en forma de documentos. Estas empresas también pueden recibir recibos de pago de sus proveedores, contratos de sus socios, formularios de pedido o detalles de entrega de los clientes, y certificados, permisos y recibos de impuestos de los reguladores.

Intercambio:

Implica hacer que los documentos y la información dentro de ellos estén disponibles para las personas que lo requieren, ya sean empleados de una organización, socios, proveedores o autoridades reguladoras (por ejemplo, el Servicio de Impuestos Internos).

Control:

El control de documentos es la función de gestión de documentos que es responsable de planificar, establecer y ejecutar prácticas y procedimientos estandarizados para crear, archivar, retener, modificar, compartir y asegurar documentos.

Recuperación:

Implica el proceso de búsqueda de documentos o información almacenada en ellos. A medida que una organización envejece, acumula un volumen considerable de documentos. Encontrar documentos importantes cuando sea necesario de esta reserva puede ser un desafío si no se adoptan las prácticas adecuadas de organización de documentos.

Flujo de trabajo de gestión de documentos (Workflow)

Un flujo de trabajo es una serie establecida de actividades realizadas, a menudo por varias personas, para lograr un resultado. Un flujo de trabajo de documentos es un sistema o conjunto de procedimientos para crear, rastrear, revisar, editar, aprobar, almacenar y recuperar documentos, que se repite periódicamente para lograr diferentes resultados.

¿Qué es un software de gestión de documentos?

Un software de gestión de documentos es una aplicación que proporciona a las personas y organizaciones las herramientas para crear, organizar, recuperar y compartir documentos electrónicos. Muchos de los mejores programas de administración de documentos también incluyen herramientas para automatizar y administrar los flujos de trabajo de la oficina.

 

Adicionalmente, queremos que sepas que si existen procesos documentales en tu Organización que se hacen normalmente de forma de manera física, podría ser susceptible a hacerse de forma remota, si deseas contactarnos y saber cómo haz clic en el siguiente botón:
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